Prioridades claras: aprende a distinguir entre lo urgente y lo importante
¿Te sientes abrumado por la cantidad de tareas que tienes que realizar? ¿Te cuesta concentrarte en lo que realmente importa? Si es así, es posible que no estés distinguiendo bien entre lo urgente y lo importante.
En este post te ayudo a comprender la diferencia entre estas dos categorías y te muestro ejemplos para que puedas identificarlas y gestionar tu tiempo de forma más eficaz para alcanzar tus objetivos.
Empezamos.
Diferenciando lo urgente de lo importante: claves para una gestión eficaz del tiempo
¿Te has encontrado alguna vez con la sensación de estar siempre ocupado, pero no avanzar en tus objetivos?
Es posible que estés confundiendo lo urgente con lo importante.
Muchas personas se sienten atrapadas en un ciclo de tareas urgentes que no les permiten avanzar en sus objetivos a largo plazo.
Responden a correos electrónicos, asisten a reuniones y completan tareas que parecen importantes, pero que en realidad no les acercan a sus sueños.
¿Te suena familiar? Sigue leyendo porque lo que sigue puede cambiar tu manera tu manera de organizarte para siempre.
Entonces, ¿qué es lo urgente para un mánager?
Lo urgente para un mánager son las tareas que requieren atención inmediata, generalmente con una fecha límite próxima y que, de no completarse, podrían generar consecuencias negativas.
Sin embargo, no todas las tareas urgentes son importantes. Algunas pueden ser simplemente demandantes o tener un impacto inmediato, pero no necesariamente contribuyen a los objetivos a largo plazo del mánager o del equipo.
Para que te hagas una idea, aquí tienes algunos ejemplos de tareas urgentes para un mánager:
- Responder a un correo electrónico urgente de un cliente:
- Un cliente importante informa de un problema crítico con un producto o servicio.
- Un cliente necesita información crucial para tomar una decisión que afecta al proyecto.
- Un cliente presenta una queja formal que requiere una respuesta inmediata.
- Atender una llamada de un proveedor con un problema crítico:
- Un proveedor informa de un retraso en la entrega de un material crucial para la producción.
- Un proveedor notifica un problema de calidad con un producto que ya ha sido enviado a los clientes.
- Un proveedor exige un pago inmediato que no estaba previsto en el presupuesto.
- Resolver un conflicto entre dos empleados que está afectando al clima laboral:
- Dos empleados discuten acaloradamente y no pueden llegar a un acuerdo.
- Un empleado presenta una queja formal por acoso o discriminación.
- El conflicto entre dos empleados está creando un ambiente negativo en el equipo.
- Preparar una presentación para una reunión importante con la dirección general:
- Se requiere presentar un informe sobre el desempeño del equipo o departamento.
- Es necesario defender una propuesta importante para el futuro del equipo.
- Se debe comunicar una decisión difícil a la dirección general.
- Gestionar una crisis inesperada:
- Se produce un accidente o un desastre natural que afecta al negocio.
- Se descubre una brecha de seguridad en los sistemas informáticos.
- Se presenta una demanda legal contra la empresa.
En definitiva, es importante destacar que no todas las tareas urgentes son importantes. Algunas pueden ser simplemente demandantes o tener un impacto inmediato, pero generalmente no contribuyen a tus objetivos a largo plazo.
¿Y qué es lo importante para un mánager?
Lo importante para un mánager son las tareas que sí ayudan a construir sus objetivos a largo plazo y al éxito del equipo. Estas tareas no siempre son urgentes, pero son esenciales para el desarrollo profesional del mánager, la motivación del equipo y el logro de los resultados esperados.
Estos son algunos ejemplos de tareas importantes para un mánager:
- Desarrollar estrategias a largo plazo para el equipo o departamento:
- Definir la visión, misión y valores del equipo.
- Establecer objetivos SMART para el equipo.
- Planificar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos.
- Planificar y ejecutar proyectos importantes:
- Identificar las necesidades del cliente o del mercado.
- Desarrollar un plan de proyecto con objetivos, plazos y recursos.
- Ejecutar el plan de proyecto y monitorizar su progreso.
- Delegar tareas y responsabilidades a tu equipo:
- Identificar las fortalezas y debilidades de cada miembro del equipo.
- Asignar tareas a los miembros del equipo en función de sus habilidades.
- Empoderar al equipo para que tome decisiones y asuma responsabilidades.
- Formar y desarrollar a tu equipo:
- Brindar oportunidades de aprendizaje y desarrollo a los miembros del equipo.
- Ofrecer feedback constructivo para ayudar a los miembros del equipo a mejorar.
- Crear un ambiente de trabajo positivo y motivador.
- Construir relaciones con otros departamentos y stakeholders:
- Colaborar con otros departamentos para alcanzar objetivos comunes.
- Comunicarse de forma efectiva con stakeholders internos y externos.
- Representar al equipo o departamento en reuniones y eventos.
¿Ves la diferencia?
Las tareas importantes para un mánager son aquellas que suman en la consecución de objetivos a largo plazo, del éxito del equipo y del desarrollo profesional del mánager y su equipo.
Lo otro son fuegos que no siempre les corresponde a ellos apagar.
La trampa de lo urgente para un mánager
Lo sé, es fácil caer en la trampa de lo urgente, a todos nos pasa en mayor o menor medida.
Porque la realidad es que las tareas urgentes como responder a emails, atender llamadas de proveedores o resolver problemas inmediatos del equipo suelen ser más llamativas y demandan nuestra atención inmediata. Sin embargo, no me canso de insistir en que no siempre son las tareas más importantes para un mánager.
Recuerda: si te concentras en lo urgente, puedes estar sacrificando lo importante. Puedes estar tan ocupado apagando fuegos que te quedes sin tiempo para encargarte de las acciones que sí te acercan a tus objetivos a largo plazo y te posicionan como un líder consciente.
En definitiva: aprender a distinguir entre lo urgente y lo importante es una habilidad esencial para el éxito de un mánager, de un líder consciente y de un equipo de alto impacto.
Y para cualquier ámbito de la vida, en realidad.
Así que empieza a analizar los ejemplos que te hemos proporcionado en este post, y verás cómo, poco a poco, identificas en qué debes centrarte para mejorar tu productividad, reducir el estrés y alcanzas tus objetivos con mayor facilidad.
Me despido por hoy con la esperanza de que este contenido te haya resultado útil e inspirador.
Y nos vemos en el próximo.
Jovanka Segarra.
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